Ergonomia in ufficio, tra progettazione e sane abitudini

Fine giornata, collo rigido, un fastidio sordo tra le scapole che non passa nemmeno nel weekend. Chi lavora diverse ore al giorno davanti a un monitor conosce bene questi segnali, e spesso li considera un prezzo normale da pagare per stare in ufficio. Non lo è.

Nella maggior parte dei casi la causa non è la sedia in sé o la scrivania in sé, ma il modo in cui sono state scelte e disposte rispetto a chi le usa ogni giorno. L’ergonomia in ufficio riguarda esattamente questo: progettazione degli spazi, scelta degli arredi e abitudini quotidiane che, insieme, riducono lo sforzo fisico e sostengono la salute di chi lavora.

Cos’è l’ergonomia in ufficio (e cosa dice la normativa)

Secondo la definizione dell’International Ergonomics Association, l’ergonomia è la disciplina che studia l’interazione tra le persone e gli altri elementi di un sistema, con l’obiettivo di ottimizzare sia il benessere umano sia le prestazioni complessive. Applicata all’ufficio, significa progettare spazi, arredi e strumenti di lavoro partendo da come le persone li useranno davvero, non il contrario.

In Italia il tema ha anche una base normativa precisa. Il titolo VII del D.Lgs 81/08, il testo unico sulla sicurezza sul lavoro, è dedicato ai lavoratori che utilizzano attrezzature munite di videoterminali e stabilisce gli obblighi del datore di lavoro riguardo alla postazione di lavoro, all’organizzazione dei tempi di utilizzo e alla sorveglianza sanitaria periodica. Non è quindi solo una questione di comfort: è un ambito su cui esiste una responsabilità aziendale definita per legge.

I vantaggi di una corretta ergonomia in ufficio

I benefici di un ufficio progettato con criteri ergonomici superano di gran lunga il costo dell’investimento iniziale, e riguardano sia le persone sia l’organizzazione nel suo complesso.

• Il 43% dei lavoratori europei soffre di problemi alla schiena dovuti a posture scorrette durante il lavoro: non è un dato da poco. Investire in miglioramenti ergonomici riduce i disturbi muscolo-scheletrici (DMS), legati alla ripetizione di movimenti o a posture scorrette nel tempo.
• Uno spazio che favorisce una buona postura, movimenti meno ripetitivi e minori sforzi rende il lavoro più efficiente, con meno interruzioni dovute a fastidi fisici.
• Una scarsa ergonomia porta a lavoratori stanchi e irritabili. Investire nell’ergonomia, al contrario, aiuta i dipendenti a restare in forma e concentrati più a lungo durante la giornata.
• L’ergonomia riduce il turnover, abbassa l’assenteismo e alza il morale. I dipendenti notano quando l’azienda si impegna concretamente sulla loro sicurezza, e lo apprezzano.
• Investire nell’ergonomia dimostra l’impegno dell’azienda su salute e sicurezza. Nel tempo questo si traduce in una cultura della sicurezza più solida, non in un elenco di buone intenzioni.

Gli errori più comuni quando si allestisce una postazione

Prima di arrivare alle soluzioni, vale la pena guardare a cosa va storto più spesso. Sono errori ricorrenti, e quasi sempre facili da correggere una volta individuati.

• Pensare che basti comprare una sedia costosa: una sedia regolabile non serve a nulla se nessuno la regola davvero sulla propria altezza e corporatura.
• Valutare lo spazio ufficio solo in base a quante scrivanie ci stanno fisicamente, senza considerare il tipo di lavoro che le persone svolgeranno e gli elementi ergonomici realmente necessari.
• Posizionare il monitor dove capita, spesso troppo in basso o troppo lontano, senza pensare a dove finiscono gli occhi e il collo dopo qualche ora.
• Mettere la scrivania con la luce naturale alle spalle di chi lavora, con il risultato di un riflesso continuo sullo schermo.
• Trascurare le pause, considerandole un tempo perso invece che parte integrante di una giornata di lavoro sostenibile.

Postura corretta alla scrivania: sedia, tastiera e monitor

Questa è la parte più concreta, quella su cui vale la pena soffermarsi punto per punto perché è dove si gioca davvero la differenza tra una postazione che affatica e una che sostiene chi lavora.

La sedia può fare la differenza tra un infortunio e una giornata di lavoro efficiente. Meglio cercarne una regolabile su più fronti: altezza del sedile, profondità della seduta, altezza dello schienale e braccioli, così può adattarsi a chi la usa e non il contrario. Una volta seduti, i piedi vanno appoggiati al pavimento o su un poggiapiedi, con le ginocchia che formano un angolo di circa 90 gradi e le cosce parallele al pavimento. Lo stesso principio vale per caviglie e anche, che dovrebbero restare in una posizione altrettanto naturale, non solo le ginocchia.

Per tastiera e mouse, i gomiti devono formare un angolo di circa 90 gradi, con gli avambracci sostenuti dai braccioli in posizione rilassata. I polsi vanno tenuti dritti durante la digitazione, senza piegarli verso l’alto o verso il basso: è un dettaglio piccolo, ma è spesso il primo punto in cui si accumula tensione dopo ore al computer.

Per il monitor, il principio da seguire è semplice anche senza tirare in ballo misure precise: lo schermo va tenuto di fronte a chi lavora, a una distanza che permetta di leggere senza avvicinarsi o piegarsi in avanti, con il bordo superiore all’incirca all’altezza degli occhi, così da evitare di piegare il collo verso il basso o verso l’alto. Con due monitor, meglio angolarli con le estremità rivolte verso chi lavora e il centro leggermente più indietro, a formare una “V”.

Chi passa molte ore seduto ogni giorno può inoltre valutare una scrivania regolabile in altezza, che permette di alternare la posizione seduta e quella in piedi durante la giornata: un accorgimento semplice, ma che riduce sensibilmente l’affaticamento delle ultime ore di lavoro.

Illuminazione, aria e organizzazione della postazione

Postura e arredi non bastano da soli: anche l’ambiente intorno alla scrivania incide sulla fatica quotidiana. La luce naturale è preferibile, ma va posizionata lateralmente rispetto al monitor, non alle spalle di chi lavora: se serve, si regolano le tende per evitare l’abbagliamento diretto sullo schermo. Vale la pena curare anche la qualità dell’aria e la temperatura dell’ambiente, con un occhio di riguardo per gli spazi più chiusi o affollati.

Chi usa spesso il telefono dovrebbe evitare di tenerlo stretto tra orecchio e spalla: una cuffia o un auricolare evitano un’abitudine che il collo paga cara nel tempo. Infine, vale la pena trattare la propria scrivania un po’ come una cabina di pilotaggio: tenere a portata di mano solo gli strumenti che servono davvero, e lasciare fuori tutto ciò che rischia di distrarre durante la giornata.

Piante, pause e spazi di relax: il benessere non si ferma alla scrivania

L’ergonomia non riguarda solo la singola postazione, ma anche il modo in cui è organizzato l’ufficio nel suo insieme. Le piante, ad esempio, possono migliorare produttività e umore, anche se sulla carta sembra un dettaglio da poco: secondo gli psicologi dell’Università di Exeter, non avere una pianta in vista dalla propria scrivania potrebbe significare perdere un aumento della produttività del 15%.

Se lo spazio lo consente, ritagliare una zona dedicata alle pause, con pouf, divanetti, macchinette per le bevande e qualche attività ludica, aiuta il benessere delle persone e spesso anche i momenti di confronto più informali tra colleghi, quelli che poi contano davvero. Allo stesso modo, una sala meeting con tavoli adeguati permette alle persone di lavorare insieme: è un modo semplice per rafforzare l’affiatamento del team, oltre che per liberare le postazioni operative da riunioni improvvisate.

Il ruolo di Arredoufficio nella progettazione di uffici ergonomici

Arredoufficio affianca le aziende nella progettazione di uffici che tengono insieme layout, arredi e comfort quotidiano delle persone, con un unico interlocutore per l’intero progetto invece di più fornitori scollegati tra loro. Tra le soluzioni selezionate rientrano sedute ergonomiche, scrivanie regolabili in altezza e sistemi pensati per migliorare postura, acustica e illuminazione degli spazi di lavoro.

Il percorso parte tipicamente da un sopralluogo, per capire come lavorano davvero le persone in quell’ufficio, e prosegue con la scelta degli arredi più adatti a quel contesto specifico, non a un modello standard. È un approccio che ha senso soprattutto quando l’intervento riguarda più postazioni o un intero piano, e non solo una scrivania isolata.

Conclusione

Un ufficio ergonomico non nasce da un singolo acquisto, ma dalla somma di più scelte coerenti: una sedia regolata davvero, un monitor all’altezza giusta, una luce che non affatica, pause che si rispettano. Sono interventi che, presi singolarmente, sembrano piccoli, ma che nel tempo fanno la differenza tra un ufficio che stanca e uno che sostiene chi ci lavora ogni giorno.

Domande frequenti

Cos’è l’ergonomia in ufficio?
È la disciplina che studia l’interazione tra le persone e gli spazi, gli arredi e gli strumenti che usano ogni giorno, con l’obiettivo di ridurre lo sforzo fisico e migliorare il benessere di chi lavora, senza sacrificare l’efficienza.

Cosa dice la normativa italiana sull’ergonomia al videoterminale?
Il titolo VII del D.Lgs 81/08 disciplina il lavoro al videoterminale e stabilisce obblighi per il datore di lavoro su postazione, organizzazione dei tempi di utilizzo e sorveglianza sanitaria dei lavoratori interessati.

Quali sono i vantaggi di un ufficio ergonomico per l’azienda?
Meno disturbi muscolo-scheletrici, minore assenteismo, turnover più basso e una percezione più positiva dell’azienda da parte delle persone che ci lavorano ogni giorno.

Come deve essere regolata una sedia ergonomica?
Altezza del sedile, profondità della seduta, altezza dello schienale e braccioli vanno regolati sulla corporatura di chi la usa, con i piedi appoggiati al pavimento o su un poggiapiedi e le ginocchia a circa 90 gradi.

Come posizionare correttamente il monitor per evitare dolori al collo?
Lo schermo va tenuto di fronte a chi lavora, a una distanza che permetta di leggere senza sporgersi, con il bordo superiore all’incirca all’altezza degli occhi, per evitare di piegare il collo verso il basso o verso l’alto.

Le piante in ufficio migliorano davvero la produttività?
Secondo una ricerca degli psicologi dell’Università di Exeter, non avere una pianta in vista dalla propria scrivania può significare perdere fino al 15% di produttività: un dato che vale la pena considerare quando si progetta un layout.

Quali arredi scegliere per allestire un ufficio più ergonomico?
Sedute regolabili, scrivanie regolabili in altezza e postazioni pensate per il tipo di lavoro svolto sono il punto di partenza. La scelta va comunque calata sul contesto specifico dell’ufficio, non su un modello standard.

Arredoufficio si occupa di ergonomia per le aziende?
Sì, Arredoufficio affianca le aziende nella progettazione di uffici che integrano postura, comfort e organizzazione degli spazi, con soluzioni selezionate e un unico interlocutore per l’intero progetto.