Meeting room o open space: come scegliere la configurazione giusta per il tuo team
C’è una piccola commedia silenziosa che si ripete ogni giorno negli uffici di tutta Italia. Da un lato c’è chi non riesce mai a trovare una sala riunioni libera e finisce per fare videocall importanti con il portatile appoggiato su uno spigolo del corridoio, cuffie su e sguardo rassegnato.
Dall’altro c’è chi lavora in open space e conta i minuti che mancano alla riunione del collega accanto, quella in vivavoce, con eco incorporato.
Il punto è che questa situazione non è una fatalità. Non è necessariamente un problema di spazio insufficiente, di budget tagliato o di colleghi poco attenti. È spesso il segnale che la configurazione degli ambienti non è stata pensata per come il team lavora davvero, ma per come qualcuno immaginava che avrebbe lavorato quando l’ufficio è stato progettato.
La scelta tra meeting room e open space, quindi, non è una questione di stile. È una questione di metodo.
Perché dietro ogni spazio di lavoro ci sono abitudini, flussi, ruoli, livelli di riservatezza, strumenti digitali, momenti di presenza e modalità di collaborazione che cambiano da azienda ad azienda. Progettare un ufficio senza partire da questi elementi significa rischiare di costruire un ambiente bello da vedere, ma difficile da vivere.
La domanda vera: come lavora davvero il tuo team?
Sembra una domanda ovvia. Eppure è quella che troppo spesso viene affrontata solo dopo aver scelto layout, arredi e distribuzione degli spazi.
Si decide in base alle mode del momento, l’open space come simbolo di collaborazione, oppure in base alla necessità di ottimizzare i metri quadri disponibili. In altri casi si parte semplicemente dall’impianto esistente, adattando le persone allo spazio invece di fare il contrario.
Il risultato, spesso, è un ufficio che non risponde davvero ai bisogni di nessuno: troppo aperto per chi deve concentrarsi, troppo chiuso per chi lavora in modo collaborativo, troppo rigido per chi alterna presenza, call, riunioni rapide e lavoro individuale.
Un ufficio funziona quando è costruito intorno ai comportamenti reali delle persone. Prima di scegliere tra meeting room e open space, vale la pena rispondere ad alcune domande:
- Il team ha bisogno di blocchi lunghi di concentrazione profonda o lavora soprattutto attraverso scambi rapidi e continui?
- Le decisioni importanti avvengono in riunioni formali o nascono da confronti informali tra colleghi?
- Quante persone sono presenti in ufficio ogni giorno e quante lavorano in modalità ibrida?
- Ci sono giornate o momenti della settimana in cui la presenza aumenta?
- Quanto sono frequenti videocall, call riservate o meeting con clienti e partner?
- Il lavoro svolto richiede riservatezza, isolamento acustico o ambienti dedicati?
Le risposte a queste domande valgono più di qualsiasi tendenza architettonica. Sono la base del progetto.
Open space: il grande equivoco
L’open space è stato a lungo considerato la soluzione ideale per favorire collaborazione, trasparenza e velocità di comunicazione. L’idea era semplice: meno barriere fisiche, più scambi tra le persone.
Ma nella pratica non sempre è andata così.
Una ricerca pubblicata su Philosophical Transactions of the Royal Society B ha mostrato che il passaggio a configurazioni open space radicali può ridurre in modo significativo le interazioni faccia a faccia, spingendo le persone a comunicare di più via email o chat per proteggersi dal sovraccarico dell’ambiente condiviso.
Il punto, quindi, non è dire che l’open space non funziona. Il punto è capire quando funziona.
Funziona quando è progettato come un sistema articolato, non come un grande spazio indifferenziato. Funziona quando accanto alle postazioni condivise esistono zone di concentrazione, phone box, aree informali per confronti veloci, spazi di decompressione, elementi acustici e micro-ambienti pensati per attività diverse.
Un open space efficace non è uno spazio senza pareti. È uno spazio organizzato per livelli di energia, rumore, relazione e concentrazione.
Quando questi elementi mancano, l’open space diventa un ambiente faticoso: le persone parlano meno, si isolano di più, perdono concentrazione e finiscono per vivere l’ufficio come un luogo da sopportare, non come uno strumento che facilita il lavoro.
Meeting room: quante, come e soprattutto quali
Anche le sale riunioni vengono spesso progettate con una logica troppo semplificata: una sala grande per gli incontri importanti, una più piccola per i colloqui riservati, e poco altro.
Ma oggi le riunioni non sono tutte uguali.
Ci sono call individuali, meeting ibridi, brainstorming, incontri con clienti, daily meeting, momenti di formazione, riunioni strategiche, revisioni operative, confronti informali. Ognuna di queste attività richiede uno spazio diverso per funzionare bene.
Per questo, più che chiedersi “quante sale servono?”, bisognerebbe chiedersi “quali tipi di sale servono?”.
Un ufficio ben progettato può prevedere diversi livelli:
Focus room
Spazi per una o due persone, pensati per call brevi, concentrazione, colloqui riservati o attività individuali che richiedono silenzio. Devono essere piccoli, comodi, ben insonorizzati.
Huddle room
Sale compatte per tre-cinque persone, ideali per riunioni rapide, confronti di team e meeting operativi. In questi ambienti la tecnologia video integrata è fondamentale, soprattutto se il team lavora in modalità ibrida.
Meeting room formali
Sale da otto-quattordici persone, dedicate a presentazioni, incontri con clienti, riunioni strategiche e momenti istituzionali. Sono spazi che comunicano anche l’identità dell’azienda e contribuiscono alla percezione del brand.
Workshop room o spazi flessibili
Ambienti modulabili per formazione, brainstorming, design thinking e attività collaborative. Qui contano arredi mobili, superfici scrivibili, lavagne digitali, flessibilità di configurazione.
Come indicazione generale, un ufficio può funzionare bene con una sala ogni otto-dieci persone presenti contemporaneamente. Ma la qualità conta più della quantità: una sala con acustica scadente, tecnologia instabile o illuminazione inadeguata genera frustrazione e rallenta il lavoro invece di facilitarlo.
Il modello ibrido cambia le regole del gioco
Open space o meeting room? Nel lavoro contemporaneo, la risposta più corretta è: entrambi, ma progettati in modo intelligente.
Il lavoro ibrido ha superato la logica binaria con cui venivano progettati molti uffici. Le persone non sono più tutte presenti ogni giorno, nello stesso momento e con le stesse esigenze. Questo cambia radicalmente il modo in cui ogni metro quadro deve essere pensato.
In un ufficio ibrido, le postazioni fisse lasciano spazio a configurazioni più flessibili. Le aree comuni non sono più solo zone di passaggio, ma luoghi di relazione e appartenenza. Le sale riunioni diventano ambienti tecnologicamente attrezzati, capaci di mettere sullo stesso piano chi è in presenza e chi partecipa da remoto.
L’obiettivo non è necessariamente ridurre lo spazio. È farlo lavorare meglio.
Un ufficio ibrido efficace non è un ufficio più vuoto, ma un ufficio più consapevole: meno postazioni inutilizzate, più ambienti pensati per attività reali, più qualità nei momenti in cui le persone scelgono di essere presenti.
Un metodo per scegliere: tre passi concreti
Per scegliere la configurazione giusta non si parte dall’estetica, né dal catalogo. Si parte dall’analisi.
È l’approccio che Arredoufficio porta avanti attraverso il D-Lab, un laboratorio progettuale che parte dall’ascolto attivo, dall’analisi dei bisogni, dal co-design e dalla trasformazione delle idee in soluzioni concrete.
- Analizzare i comportamenti reali
Prima di disegnare un layout, è necessario osservare come il team utilizza gli spazi oggi. Dove si concentrano le persone? Dove si generano interruzioni? Quali sale sono sempre occupate e quali restano vuote? Dove nascono le conversazioni più produttive? Dove si accumula frustrazione?
Una settimana di osservazione, un questionario interno o un confronto strutturato con i team possono rivelare molto più di una semplice planimetria.
- Mappare le attività
Ogni attività lavorativa ha un profilo spaziale diverso. Alcune richiedono silenzio, altre relazione. Alcune hanno bisogno di tecnologia, altre di flessibilità. Alcune devono essere riservate, altre possono avvenire in spazi aperti.
Mappare le attività significa capire quanta parte dell’ufficio deve essere dedicata alla concentrazione, quanta alla collaborazione, quanta all’incontro e quanta alla rappresentanza.
- Progettare per funzione, non per riempimento
Un ufficio non deve essere riempito. Deve essere progettato.
Ogni area dovrebbe rispondere a una funzione chiara: lavorare, incontrarsi, concentrarsi, telefonare, collaborare, accogliere, formarsi, rilassarsi. Quando la funzione è chiara, anche la forma diventa più efficace.
È qui che la progettazione dello spazio diventa una leva concreta per migliorare benessere, performance e identità aziendale: non un semplice intervento di arredo, ma un processo integrato che accompagna l’evoluzione del business.