Time management in ufficio. I consigli per gestire il tuo tempo al meglio

La gestione del tempo nella vita e al lavoro è un “problema” che riguarda tutti ma che nessuno “ha il tempo” di affrontare. Il tempo passa e più il tempo passa senza la giusta organizzazione più se ne perde e, con esso, se ne vanno energia e opportunità. Ecco perché la gestione del tempo (meglio conosciuta come time management) in ufficio dovrebbe diventare una questione prioritaria da affrontare cosi da apportare il prima possibile un cambiamento.

Ma nel concreto, cosa significa imparare a gestire il proprio tempo lavorativo?

Esistono numerose tecniche da utilizzare. Vediamone qualcuna:

Matrice di Eisenhower

Secondo l’allora presidente degli USA, le priorità dovrebbero essere identificate e gestite secondo la massima “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Questo permette di classificare e affrontare i progetti nell’ordine di rilevanza.

Per utilizzare lo strumento, fai un elenco di tutte le tue attività e inseriscile in una delle seguenti categorie:

• Importante e urgente.
• Importante ma non urgente.
• Non importante ma urgente.
• Non importante e non urgente.

Quindi pianifica le attività in base alla loro importanza e urgenza.

Metodo SMART

Si tratta di una tecnica che porta alla definizione degli obiettivi messi al primo posto rispetto alle attività necessarie per il loro raggiungimento. Una efficiente gestione degli obiettivi di business è possibile soltanto se se ne conosce la validità. Per stabilire se gli obiettivi sono validi, sono stati definiti 5 criteri, che corrispondono ai termini anglosassoni che compongono l’acronimo S.MA.R.T.

S = Specific (Specifico)
M = Measurable (Misurabile)
A = Achievable (Raggiungibile)
R = Realistic (Realistico)
T = Time-Based (Temporizzabile)

Tecnica del pomodoro

Si tratta di una strategia sviluppa a fine degli anni Ottanta che permette di ottimizzare la gestione del tempo aumentato la capacità di concentrazione.  Lo scopo è quello di insegnare a considerare il tempo, invece che come un nemico capace di generare stress e tensioni come un valido alleato pronto a consentirci di realizzare qualunque genere di attività nel modo desiderato, migliorando al contempo il processo di lavoro e studio.

Il principio di applicazione della tecnica del pomodoro è molto semplice e si sviluppa in 5 fasi:

• Individua le attività da completare in giornata;
• Imposta il timer a 25 minuti;
• Lavora suoi tuoi task fino al suono del timer;
• Fai una pausa di 5 minuti;
• Ogni quattro pomodori prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti

Chi è in grado di gestire il proprio tempo, trae i seguenti vantaggi:

• maggiore produttività
• riduzione dello stress
• più tempo per sé, la famiglia e gli amici
• miglior equilibrio tra lavoro e vita privata

Veniamo ora agli errori che NON bisogna assolutamente commettere:

1. Inserire nella stessa liste di “cose da fare” grandi progetti con piccole azioni. Il motivo? Aumenta il rischio di procrastinare e di non portare a termine gli obiettivi più importanti che risultano essere i più opprimenti. La soluzione migliore sarebbe quella di andare avanti a piccoli step.

2. Non procrastinare e per farlo diventa indispensabile identificare le azioni concrete da fare per portare avanti il progetto. Azioni con un tempo ben definitivo e con una modalità non improvvisata ma ragionata e pensata per tempo.

3. Pensare di riuscire a lavorare senza sosta senza un momento di stacco. Senza il giusto tempo di pausa infatti energia e produttività calando velocemente e questo può addirittura allungare i tempi di realizzazione di un qualsiasi progetto.

4. Usare un calendario o una scaletta scritta per ricordare le cose da fare. Anche se pensi che la tua memoria possa essere infallibile, è importante tenere traccia di impegni, appuntamenti e cose da fare. Tutto messo nero su bianco ovviamente. È importante scriversi gli obiettivi e le attività da fare perché un obiettivo scritto è chiaro, focalizzato e indica una direzione.

5. Pensare di essere instancabile e multitasking. Compilare un documento e allo stesso tempo parlare al telefono non ottimizza i tempi e non migliora i risultati. Al contrario, essere multitasking porta a impiegare il 20-40% in più di tempo per portare a termine un capito.

La morale della favola quindi qual è? Lavorare step by step, a piccoli passi e focalizzati su un obiettivo e un progetto alla volta.

Il tempo non manca, semplicemente dobbiamo imparare a organizzarlo nel modo migliore possibile.