Progettare l’ufficio: il ruolo dello space planning tra benessere, design e flessibilità

Che la performance aziendale sia fortemente influenzata dal design e dalla progettazione dell’ufficio non è più un segreto.
Numerosi sono gli studi condotti in questo ambito, i cui risultati convergono su un’unica e comune conclusione: un ufficio ben progettato, che ponga al centro le persone e il loro benessere, è un ufficio che genera dipendenti motivati e quindi produttivi.
Ciò, a sua volta, si traduce in un generale miglioramento delle performance aziendali.

Da questa prospettiva nasce l’approccio dello space planning, che si inserisce nella moderna concezione della progettazione degli uffici per rispondere in maniera strategica sia alle esigenze operative dell’azienda che al benessere delle persone che lavorano al suo interno.

Definizione di space planning: oltre il layout e la suddivisione degli spazi

Sebbene si traduca comunemente con l’espressione “pianificazione dello spazio”, in realtà il concetto di space planning non si limita meramente all’attività di pianificazione degli ambienti o, in modo ancor più riduttivo, alla semplice scelta di dove posizionare postazioni e arredi per uffici.

Abbraccia una visione ben più ampia, che tiene conto non solo delle esigenze funzionali dell’azienda ma anche del design estetico – che dev’essere in linea con l’identità dell’organizzazione – oltre che dell’efficienza produttiva. Ma ciò che rende l’approccio dello space planning veramente innovativo il fatto che pone al centro l’esperienza umana. I dipendenti, ed il loro benessere, costituiscono il punto di partenza, attorno a cui costruire un ufficio “human centered”.

Perciò, potremo definire lo space planning come quel processo strategico che entra in gioco nella fase di progetto ufficio e che coinvolge la pianificazione e l’organizzazione degli spazi, coniugando funzionalità ed estetica, con il fine ultimo di realizzare sì un ufficio che garantisca la massima efficienza, ma che soprattutto sia a “misura d’uomo”.

Non si parla quindi solo layout e suddivisione degli spazi, ma anche di comfort, ergonomia, flussi di lavoro, coinvolgimento emotivo ed identità aziendale.

Distinzione dal concetto tradizionale progettazione degli spazi

Il concetto di spazio lavorativo si è trasformando radicalmente negli ultimi anni, e con esso anche l’approccio all’ufficio come struttura fisica, e alla sua progettazione.
Il tradizionale concetto di pianificazione degli spazi contemplava la semplice disposizione di complementi d’arredo nello spazio, senza considerare chi poi lo avrebbe popolato, e aveva come punto di partenza – banalmente – la planimetria dell’ambiente.
Con lo space planning si dà vita, invece, ad uno spazio cucito su misura in base alle esigenze della persona, che ne diventa il fulcro, e non uno spazio rigido costruito a tavolino a cui doversi poi adattare.

Parte tutto da loro, dalle persone che vivono e animano l’ufficio: dall’ascolto delle loro esigenze, delle loro abitudini, dei loro punti di vista. Non a caso, uno degli strumenti più utilizzati dagli space planner – ovvero la figura professionale che si occupa della disciplina dello space planning – è il questionario, per comprendere a fondo come i dipendenti vivono lo spazio lavorativo e le reali necessità. Solo successivamente lo space planner passa allo studio della planimetria, ed in funzione di quanto è emerso dai questionari.

Si passa da un approccio top-down, in cui le decisioni di layout e design sono prese dall’alto senza inclusione dei dipendenti, ad un approccio in cui i dipendenti non sono solo coinvolti, ma ne diventano il core.

Un altro caposaldo dello space planning è la flessibilità, che si oppone con forza alla rigidità limitante tipica degli uffici progettati in modo convenzionale.
Gli spazi dello space planning sono dinamici, modificabili, adattabili e multiuso, poiché tengono in considerazione eventuali cambiamenti nelle esigenze aziendali e sviluppi o espansioni del team.
Una sala riunioni che diventa facilmente uno spazio collaborativo, una postazione di lavoro che si trasforma in un’area di relax: questi sono solo esempi del potenziale che risiede dietro uno spazio di lavoro “flessibile”.

Perché lo space planning?

Riprogettare l’ambiente di lavoro o pianificarlo da zero in base ai principi dello space planning, porta sicuramente con sé un nuovo modo di vivere l’ufficio, ma soprattutto numerosi vantaggi. Tra questi citiamo:

• Promozione della crescita aziendale e di miglioramento della brand reputation;
• Maggior flessibilità, necessaria per adattare gli spazi ad eventuali espansioni e incrementi di personale;
• Maggior efficienza operativa e cooperazione tra colleghi, grazie a soluzioni specificatamente pensate per permettere alle persone di lavorare in modo più organizzato e produttivo;
• Ottimizzazione degli spazi (senza sprechi), che comporta ulteriormente un’ottimizzazione delle risorse, che si traducono complessivamente in un risparmio sui costi e risparmio in termini temporali;
• Benessere dei dipendenti, con soluzioni ergonomiche e aree relax, che ne aumenta la motivazione e la soddisfazione;