Nuovi spazi in ufficio per la socialità e la condivisione di idee

L’ufficio della nuova normalità è un ufficio in cui cresce la necessità di spazi dedicati a meeting con clienti e colleghi, luoghi in cui far incontrare le idee e condividere progetti. L’ufficio di oggi e dell’imminente futuro è un vero e proprio cantiere aperto in cui l’evoluzione delle modalità lavorative, tra lavoro individuale e le attività di condivisione e collaborazione, sta definendo nuove necessità e nuovi spazi.

L’obiettivo è quello di portare l’ufficio verso una dimensione sempre più di socializzazione, confronto e sviluppo di idee. Una recente survey degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano ha sottolineato che l’89% delle 244 grandi imprese italiane interpellate rivedrà i propri spazi con interventi strutturali, o ne ripenserà l’utilizzo.
Il focus principale riguarda tutti quegli spazi che hanno come mission la socialità e l’esperienza dei dipendenti, quindi le aree condivise, le sale riunioni e gli workspace.
Ma come e quanto stanno cambiando questi spazi? Le risposte possono essere molteplici perché ogni spazio e ogni ufficio è attraversato da storie, persone diverse e da culture aziendali specifiche. Ma i bisogni e le esigenze degli imprenditori interpellati nella survey sposano una linea comune che è quella di valorizzare la creatività, la capacità di innovare e quindi favorire gli incontri, le interazioni spontanee e i confronti in un luogo di lavoro sicuro, funzionale e confortevole.

Crescono gli spazi condivisi in ufficio

L’ufficio della modernità non ha più una sola sala riunione o più sale riunioni che venivano individuate come unici luoghi di incontro e condivisione. Oggi esistono una pluralità di spazi di diverse dimensioni, più o meno attrezzati e più o meno informali, che possono diventare al bisogno luoghi di “meeting”. La sala “condivisa” si spoglia quindi della sua formalità per diventare un luogo di collaborazione a supporto delle attività quotidiane più operative.
Ed ecco che negli uffici si vengono cosi a creare diverse tipologie di spazi: da una parte quelli “privati”, identificabili con le singole scrivanie; quelli “pubblici”, ergo le care vecchie sale riunioni per gli incontro più formali; e gli spazi di connessione che diventano luoghi di condivisione in prossimità della propria postazione.
I nuovi spazi, che sempre più aziende stanno chiedendo, sono dedicati principale ad attività di brainstorming, incontro one-to-one, focus group, video-conferenze e telefonate riservate. Per tutti si tendono a utilizzare arredi più informali e funzionali al tipo di attività. Ad esempio per i microspazi come i phone booth si utilizzano rivestimenti con materiale fonoassorbente.

La sala riunioni diventa multifunzionale

I cambiamenti interessano anche la classica sala riunioni che, pur rimanendo l’ambiente più elegante e bello dell’ufficio, diventa uno spazio multifunzionale, predisposto per il lavoro in team in cui si condivide, si interagisce e si collabora. Gli arredi diventano quindi flessibili, dal design ricercato e attuale, dotati di un’ergonomia che rispetti le vigenti normative, con un tavolo di dimensioni più ampie e integrato con tecnologie informatiche indispensabili.

Attorno al tavolo lo spazio dovrà essere più ampio perché chi interviene durante gli incontri tende ad alzarsi e a muoversi così da facilitare l’interazione con i colleghi e le persone presenti. Nella sala inoltre diventa importante predisporre boiserie, librerie, porta tv, contenitori multimediali e supporti che rendono lo spazio ancor più funzionale.

L’importanza delle aree break

Tra riunioni, lavoro e brainstorming anche il momento di pausa diventa centrale ai fini della produttività e della socialità.
L’area break può infatti diventare una zona importante sia per dipendenti che per manager, come punto di ritrovo e scambio di idee e opinioni, trasformando così la “pausa caffè” in una risorsa da sfruttare per favorire l’incontro tra colleghi e collaboratori.
L’organizzazione dell’area break dipende dalle singole esigenze aziendale e dagli spazi a disposizione. La soluzione ideale sarebbe quella di avere un luogo separato dagli uffici cosi da non disturbare chi sta lavorando e, allo stesso tempo, permetta a chi la vive di prendere una vera pausa dall’ufficio.

La parola d’ordine, o meglio la “frase d’ordine” resta una: mettere l’uomo al centro. Le sue idee, il suo bisogno di socialità e relazioni e tutta la ricchezza di risorse che ne possono nascere.