Phone booth in ufficio: quando servono per chiamate e videocall

Una telefonata di due minuti fatta ad alta voce in mezzo all’open space non costa due minuti a chi lavora intorno. Gli studi di Gloria Mark, che alla University of California Irvine si occupa da anni di come le persone gestiscono le distrazioni sul lavoro, riportano che dopo un’interruzione esterna servono in media oltre venti minuti prima di tornare al livello di concentrazione precedente. Moltiplicato per ogni collega che alza la testa o perde il filo del proprio lavoro, il costo reale di una chiamata gestita male in open space è molto più alto di quanto sembri a chi la fa.

Il problema che il phone booth risolve non è il rumore di fondo generale dell’ufficio: è la mancanza di un posto per isolarsi in pochi secondi, senza prenotare una sala riunioni per una chiamata di cinque minuti o una videocall improvvisa. 

Il problema che risolve

Un phone booth non abbassa il rumore generale dell’open space. Chi si occupa di correggere il riverbero, il rumore diffuso o l’acustica di una sala riunioni lavora su pannelli fonoassorbenti e soluzioni per il benessere acustico distribuite nell’ambiente. Il phone booth affronta un problema diverso: dare a una persona un posto isolato, disponibile subito, per una chiamata o una videocall che altrimenti disturberebbe i colleghi vicini o costringerebbe a bloccare una sala riunioni per un’esigenza individuale.

Le due cose non sono alternative. In molti uffici convivono: la correzione acustica agisce sull’ambiente nel suo complesso, il phone booth copre l’esigenza puntuale della singola persona che ha bisogno di isolarsi per pochi minuti. Vale la pena distinguerle anche perché non colpiscono le persone allo stesso modo: uno studio del 2023 sul Journal of Managerial Psychology, che ha confrontato le prestazioni cognitive in silenzio e in presenza di rumore tipico da open space, ha rilevato che i compiti analitici, come pianificare o analizzare dati, sono più penalizzati dal parlato di sottofondo rispetto a compiti più meccanici, perché il rumore sposta l’attenzione verso una modalità più reattiva e meno riflessiva.

Phone booth o sala riunioni: quando usare quale

La differenza principale è la disponibilità. Una sala riunioni si prenota in anticipo, e nei momenti di maggiore utilizzo non è sempre libera quando serve una chiamata urgente. Il phone booth funziona ad accesso diretto: chi ne ha bisogno lo occupa per il tempo necessario, senza passare da un calendario condiviso.

Serve invece la sala riunioni quando l’incontro coinvolge più persone in modo strutturato, con una durata programmata e magari materiali da condividere. Le versioni del phone booth a due o tre posti coprono una via di mezzo: un confronto informale tra colleghi che non giustifica il peso organizzativo di prenotare una sala.

Dove posizionarlo in ufficio

La posizione decide se un phone booth viene usato o resta vuoto. Va collocato vicino alle postazioni operative che deve servire: se per raggiungerlo bisogna attraversare tutto l’ufficio, le persone tornano a fare le chiamate dalla scrivania o a occupare una sala riunioni per abitudine.

Va invece tenuto lontano dalle break zone e dai percorsi di passaggio più trafficati, dove il viavai e il rumore di fondo comprometterebbero l’isolamento che dovrebbe garantire. Un phone booth incastrato in un angolo di passaggio perde gran parte della sua funzione.

Chiuso, semi-aperto, monoposto o per piccoli gruppi

Non esiste un solo modello di phone booth. Le versioni chiuse offrono l’isolamento maggiore e sono la scelta più indicata per chiamate riservate o videocall con audio attivo. Le versioni semi-aperte riducono la sensazione di chiusura per chi le usa spesso, a fronte di un isolamento acustico minore.

Le configurazioni monoposto coprono l’uso individuale (chiamate, videocall, momenti di concentrazione), mentre quelle bi o triposto si adattano a confronti informali tra due o tre persone. La scelta dipende da come lavora davvero il team: un ufficio con molte call individuali ha esigenze diverse da uno dove prevalgono i piccoli confronti tra colleghi.

Un altro vantaggio pratico: il phone booth si inserisce nel layout esistente senza richiedere opere murarie, quindi si può aggiungere anche dopo che l’ufficio è già stato allestito, semplicemente individuando la posizione più adatta tra le postazioni.

Cosa dice la normativa sull’acustica in ufficio

Il comfort acustico negli ambienti di lavoro non è solo una sensazione soggettiva: in Italia è normato dalla UNI 11532-1:2018, che definisce i descrittori di qualità acustica (tempo di riverbero, indice di trasmissione del parlato, rumorosità degli impianti) e i valori di riferimento per diverse destinazioni d’uso, uffici open plan compresi. La norma è richiamata anche nel Decreto sui Criteri Ambientali Minimi per l’edilizia, quindi non resta un riferimento solo volontario per chi progetta o ristruttura un ufficio.

Un open space pensato solo in funzione del layout e dell’estetica difficilmente rispetta questi parametri senza interventi mirati: correzione acustica dell’ambiente da un lato (pannelli fonoassorbenti, controsoffitti), soluzioni puntuali come il phone booth dall’altro per isolare le fonti di rumore più localizzate, a partire dalle chiamate.

Come inserirlo in un progetto ufficio

Il phone booth rende meglio quando non è un acquisto isolato ma parte di una progettazione degli spazi che tiene conto di come si muovono le persone in ufficio: quanti team lavorano vicino, quante chiamate individuali si fanno in una giornata media, dove sono già le sale riunioni. Deciso questo, il numero e la collocazione dei phone booth diventano una conseguenza del layout, non un dettaglio aggiunto alla fine.

FAQ

Un phone booth sostituisce l’isolamento acustico generale dell’ufficio?

No. Il phone booth risolve l’esigenza puntuale di isolarsi per una chiamata o una videocall. Il rumore di fondo e il riverbero dell’open space si affrontano con pannelli fonoassorbenti e altre soluzioni distribuite nell’ambiente, non con le cabine.

Serve un intervento edile per installare un phone booth?

No, si inserisce nel layout esistente senza opere murarie, quindi può essere aggiunto anche in un secondo momento rispetto all’allestimento iniziale dell’ufficio.

Meglio un phone booth chiuso o semi-aperto?

Dipende dall’uso previsto. Chiuso per chiamate riservate o videocall con audio attivo, semi-aperto per chi lo usa spesso e preferisce una sensazione meno claustrofobica, a fronte di un isolamento acustico minore.

Quanti phone booth servono in un ufficio?

Non c’è un numero fisso: dipende da quante persone lavorano in open space, quante chiamate individuali gestiscono in media e da quante sale riunioni sono già disponibili. È una valutazione da fare in fase di progettazione del layout, non a posteriori.

Il phone booth aiuta a rispettare la normativa sull’acustica in ufficio?

Sì, come parte di un intervento più ampio. La UNI 11532-1:2018 fissa i parametri di comfort acustico per gli ambienti di lavoro, open space compresi. Il phone booth isola le fonti di rumore puntuali come le chiamate, ma va abbinato a soluzioni di correzione acustica dell’ambiente per rispettare i valori di riferimento della norma nel loro complesso.