Cinque regole per lavorare meglio

Spesso le piccole azioni hanno grandi effetti. Cambiare abitudini ritenute poco importanti può portare ad un miglioramento significativo della qualità di ciò che facciamo. Questo vale sia a casa che in ufficio. Ecco cinque semplici regole che miglioreranno la qualità del vostro lavoro in ufficio.

1. Praticare una comunicazione efficace

Ogni organizzazione deve comunicare in maniera efficace, sia con il mondo esterno, sia internamente. Oggi abbiamo molti più strumenti rispetto al passato, ognuno con le proprie regole e i propri tempi. Stabilire il messaggio e il destinatario è la prima cosa, il mezzo da utilizzare è quello che ci permette di ottenere il massimo risultato nel tempo utile. Le mail sono efficaci se brevi e incisive e possono essere mandate a qualunque ora del giorno. Al contrario, c’è un tempo ben preciso per le telefonate, che permettono di chiarire dubbi senza possibilità di fraintendimento. La chiamata tuttavia deve durare meno di 3 minuti per essere veramente efficace. È fondamentale essere altrettanto incisivi nella comunicazione interna. Riunioni brevi con i diretti interessati, possibilmente all’inizio del turno. Sfruttate l’arredo dell’ufficio per creare un ambiente che favorisca la comunicazione e metta ognuno a proprio agio.

2. Sfruttare l’energia positiva

A tutti fa piacere essere gratificati nei momenti di successo e sostenuti nei momenti difficili. Per entrare in una spirale di energia positiva basta poco: ringraziare i colleghi, rivolgergli complimenti sinceri e sorridere il più spesso possibile. L’effetto è più contagioso di quanto si immagini, ma va sostenuto nel tempo. Accettare punti di vista differenti, suggerimenti e anche critiche: far sì che ciascuno si senta rispettato e coinvolto aumenta la serenità nell’ambiente e la qualità del lavoro. Lo stesso effetto è portato dall’eliminazione degli straordinari: spesso più tempo abbiamo per svolgere un compito e più tempo ci mettiamo e a risentirne è la produttività. Darsi delle scadenze porta a fare il proprio lavoro nel giusto frangente e avere più tempo per sé stessi.

3. Fissare degli obiettivi

Un ufficio produttivo è quello in cui tutti sanno cosa fare e in quanto tempo. Il lavoro è coordinato dall’alto, ma ognuno ha ben presente il proprio compito, quello del proprio team e gli obiettivi aziendali. È essenziale che tutti conoscano le priorità, affinché sia possibile fissare delle scadenze e le priorità. Concentrarsi su un compito alla volta rende molto più efficienti che cadere nella trappola del multitasking.

4. Prestare attenzione all’ambiente di lavoro

L’ambiente open space è una risorsa preziosa per il team working, ma può risultare confusionale per i lavori più specifici. È importante sfruttare le soluzioni dell’arredo per ufficio per disporre spazi di privacy nell’ambiente lavorativo, per dare ciascuno la possibilità di non essere disturbato mentre lavora. A questo fine è opportuno che ciascuno venga interpellato solo se strettamente necessario, meglio se a fine giornata. Segnate su un foglio di carta tutte le questioni per evitare di dimenticarle. Per aumentare la qualità del lavoro, l’ufficio deve essere ordinato. Creare un’organizzazione chiara e logica migliorerà il lavoro di tutti.

5. Mantieni un atteggiamento positivo

La disposizione con cui si entra in ufficio influisce significativamente sul rendimento della giornata. Focalizzarsi sugli aspetti positivi, arrivare prima in ufficio, non interrompere quando una persona sta parlando, sono tutti aspetti che forniscono un modello a chi ci circonda. Anche la curiosità è un attitudine mentale che deve essere coltivata. La ricerca di informazioni, approfondire le notizie, volere essere sempre aggiornati porta notevoli benefici sia sul posto di lavoro che a casa.