Sale riunioni: il cuore nascosto (e spesso trascurato) delle aziende

Secondo il Microsoft Work Trend Index 2025, un dipendente trascorre in media 11,3 ore a settimana in meeting, quasi un terzo del tempo lavorativo. Ma il 35% di quelle riunioni viene considerato una perdita di tempo, spesso per mancanza di focus o di spazi realmente funzionali. La contraddizione è lampante: investiamo enormi risorse e tempo in stanze che troppo spesso non aiutano né la produttività né la creatività.

L’era del meeting senza confini

Dal 2020 a oggi il numero di riunioni è triplicato. L’86% degli incontri include almeno un partecipante da remoto e un terzo attraversa più fusi orari. La riunione, che un tempo era il momento fisico per eccellenza, oggi è diventata una rete di collegamenti in cui convivono persone in sala e colleghi connessi da casa o dall’altra parte del mondo. Eppure, nonostante la tecnologia, il 72% dei lavoratori segnala problemi tecnici che rallentano e compromettono il confronto.

Non stanze qualsiasi, ma spazi identitari

Le aziende non possono rinunciare alle sale riunioni: restano il luogo dove si costruisce fiducia, si presentano progetti a clienti, si prendono decisioni cruciali. Una riunione ben riuscita può cambiare il corso di un business. Per questo non basta avere “una stanza con un tavolo e delle sedie”: servono spazi che riflettano cultura aziendale, professionalità e attenzione alle persone.

La chiave è la flessibilità

Le esigenze cambiano nel giro di poche ore. Al mattino una call veloce, al pomeriggio un workshop creativo, in serata una riunione con il board. Gli spazi devono adattarsi a questo ritmo. Tavoli modulari, sedute riconfigurabili, pareti mobili: la flessibilità diventa il linguaggio delle nuove sale riunioni, dove ogni incontro può trovare la propria forma.

Tecnologia al servizio dell’incontro

Connessioni stabili, sistemi audio e video di qualità, schermi interattivi: la tecnologia è ormai l’ossatura invisibile di una buona sala riunioni. Gli ambienti devono essere pensati per eliminare frizioni, non per crearne di nuove. Una call ibrida senza intoppi è già metà del successo di un incontro. Non a caso, solo il 15% degli spazi aziendali è davvero adeguato a ospitare videoconferenze: qui si gioca una parte importante della competitività.

Benessere e design sensoriale

Produttività e benessere non sono in conflitto, anzi. Studi dimostrano che luce naturale, ventilazione, acustica e colori incidono direttamente sulla concentrazione e sulla qualità del lavoro. Una sala riunioni con aria viziata o luci sbagliate può rendere inefficace anche il miglior meeting. Al contrario, un design curato, ergonomico e accogliente stimola creatività, attenzione e collaborazione. Gli spazi non sono neutri: parlano, influenzano, accompagnano.

La sfida della sostenibilità

Con costi energetici in aumento e obiettivi ambientali sempre più stringenti, anche le sale riunioni entrano nel campo della sostenibilità. Sistemi intelligenti di illuminazione e climatizzazione, arredi durevoli e modulari riducono sprechi e consumi. È una scelta che unisce etica, immagine e risparmio economico. Non è un dettaglio, ma una nuova normalità.

Dati e realtà: il peso dei meeting

I numeri parlano chiaro: i meeting assorbono il 15% del tempo lavorativo complessivo di un’azienda. In media un dipendente dedica 392 ore all’anno solo a riunioni. E spesso quel tempo non genera valore, ma frustrazione. Il 73% dei professionisti confessa di fare multitasking durante i meeting: controlla mail, risponde a messaggi, si distrae. È il segno che qualcosa va ripensato.

Non meno riunioni, ma riunioni migliori

La soluzione non è ridurre il numero di incontri, ma renderli davvero utili. Questo significa progettare spazi che ispirino, eliminare distrazioni, favorire la partecipazione di tutti. Ogni sala riunioni è un manifesto silenzioso: racconta l’attenzione che un’azienda dedica al tempo delle persone e al valore delle loro idee.

Ripensare le sale riunioni oggi significa ridare senso all’atto stesso di incontrarsi. Non più luoghi anonimi, ma spazi dinamici, tecnologici, sostenibili e inclusivi. Perché, nonostante i dati raccontino di inefficienze e sprechi, resta una certezza: quando una riunione funziona, può davvero fare la differenza.