Il nuovo ufficio? Si disegna insieme ai collaboratori

Flessibilità, worklife balance e attrattività degli spazi. Il cambiamento dei luoghi di lavoro si gioca su questi tre aspetti. Perché il futuro, come spesso abbiamo già sottolineato, è quello dei modelli ibridi che promuovono l’interscambio tra persone, la contaminazione delle idee, il benessere e uffici aperti “per essere più veloci”, indipendentemente dalla grandezza di un’azienda. Il tutto supportato e accelerato da tecnologie e sistemi innovativi che permettono alle persone di scegliere dove, quando e come lavorare. 

Come è emerso dal recente format organizzato da Generali Real Estate dal titolo “Looking to the Future”, sul tema “New Way of Working”, l’ufficio del futuro è un ufficio diffuso, disegnato sull’esigenza delle persone.  Esigenze che partono dalla collaborazione e dal teamwork fino ad arrivare all’ufficio come luogo d’incontro e in diretta relazione con la città. Spazi lavorativi che diventano architetture che vanno ottimizzate per rispondere a domande di comfort, acustica, privacy con il verde come elemento valoriale. 

Insomma l’ufficio visto e vissuto come ecosistema che deve considerare le diverse necessità tra aree in cui garantire la giusta privacy e aree in cui si progetta e si collabora. 

Tutte queste esigenze portano necessariamente a ridisegnare gli spazi lavorativi e molte aziende lo stanno già facendo puntando soprattutto su digital spaces, welcome area, zone informali e per la collaborazione e spazi per la socialità. 

Come cambiano gli uffici 

Secondo una recente ricerca dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, il 52% delle grandi imprese, il 30% delle PMI e il 25% della Pubblica Amministrazione ha già effettuato degli interventi di modifica degli ambienti o lo sta facendo in questi mesi. In prospettiva futura, queste iniziative sono previste o in fase di valutazione nel 26% delle grandi imprese, nel 21% delle PA e nel 14% delle PMI.

Questo perché da qui all’immediato futuro, diventa indispensabile costruire degli ambienti funzionali al raggiungimento degli obiettivi aziendali e al benessere delle persone coinvolte nell’organizzazione. 

È tempo del “lavoro basato sulle attività” 

Un esempio su tutti: le postazioni fisse tenderanno a lasciare il posto a spazi disegnati non più solo in base al numero di persone ma piuttosto a seconde delle funzioni e attività che i dipendenti devono svolgere. 

Questi sono i presupposti dell’Activity Based Working (ABW), approccio delineato nel 2017 da Erik Veldhoen, consulente olandese e direttore della società Veldhoen+ Company  e che punta a riprogettare gli spazi di lavoro in modo che il layout risulti un supporto ottimale alle attività da svolgere.

Il lavoro basato sulle attività è un approccio flessibile che si fonda sul concetto che i dipendenti saranno più produttivi quando avranno gli spazi giusti per i compiti che devono svolgere.

Applicare il modello ABW in un’azienda, significa aver preso in considerazione cinque elementi: design, esperienza sensoriale, rafforzamento comportamentale, apprendimento interattivo e dotazione tecnologica.

Design

Un ambiente lavoro ABW deve prevedere molteplici tipi di spazio: dagli ambienti silenziosi e chiusi dove potersi concentrare a una grande sala conferenze per meeting importanti, dall’area relax agli spazi dove lavorare in team. Qualunque sia l’attività, deve esistere uno spazio corrispondente, pronto e disponibile.

Esperienza sensoriale

Gli spazi ABW devono fornire ai dipendenti spunti espliciti e impliciti su come utilizzare uno spazio in modo da valutare facilmente quale spazio sia il più adatto per l’attività che si intende svolgere. Gli elementi ambientali devono fornire spunti unici in sovrapposizione al design fisico, evidenziando chiaramente come utilizzare ogni spazio.

Rinforzo comportamentale

La combinazione design ABW e segnali sensoriali risulterà più efficace se verrà accompagnata da istruzioni chiare sulle funzioni e il comportamento da tenere in ogni ambiente: essere tranquilli nello studio, non lasciare oggetti personali negli ambienti in comune per consentire agli altri l’uso di uno spazio, ecc.

Apprendimento interattivo

I dipendenti sono maggiormente predisposti ad adottare un nuovo stile di lavoro quando i leader dell’azienda abbracciano completamente il cambiamento di mentalità.

Dotazione tecnologica

Per garantire la massima flessibilità di utilizzo di uno spazio e potervi svolgere molteplici attività di gruppo o individuali (riunioni, conference call, telefonate o lavoro individuale) è fondamentale assicurare un’ottimale dotazione tecnologica.

Questo modello ha diversi vantaggi, tra cui quello di risolvere in parte il problema del rumore o della privacy. La possibilità di muoversi all’interno dell’ufficio permette ai dipendenti di avere controllo sul rumore semplicemente spostandosi in un’area più silenziosa e ne mitiga gli effetti negativi. Stesso discorso per la privacy, fare una video call in un’area attrezzata migliora la comunicazione e permette il giusto grado di riservatezza con il grande vantaggio di non disturbare gli altri. Ci sono poi luoghi come l’area break, che diventa il cuore pulsante dell’ufficio, e zone in cui fare meeting informali. Attività e luoghi pensati per incoraggiare la collaborazione e lo scambio, che sono alla base del processo di innovazione di un’azienda.