Post-occupancy evaluation

La post-occupancy evaluation (POE) è la verifica di come uno spazio di lavoro funziona dopo che le persone lo hanno usato per un periodo abbastanza lungo da consolidare le abitudini, di solito qualche mese dall’ingresso. Confronta quello che il progetto prevedeva con quello che succede davvero: dove ci si siede, quali sale restano vuote, quali zone sono diventate di passaggio invece che di lavoro.

Che differenza c’è tra post-occupancy evaluation e collaudo

Il collaudo si fa alla consegna e verifica che il lavoro corrisponda al progetto approvato e al capitolato: le forniture giuste, il montaggio a regola, gli impianti funzionanti. Riguarda l’esecuzione.

La post-occupancy evaluation arriva mesi dopo e risponde a una domanda diversa, cioè se quello spazio serve alle persone che lo usano. Un ufficio può superare il collaudo senza obiezioni e rivelarsi comunque sbagliato nel modo in cui è stato distribuito.

Cosa si misura

L’occupazione reale. Quante postazioni sono usate nei diversi giorni, quali sale vengono prenotate e da gruppi di quante persone, quali aree restano vuote in modo sistematico. Una parte di queste informazioni il facility manager le ha già, sparse tra registri di accesso e prenotazioni delle sale.

Il comfort percepito. Rumore, temperatura, luce e privacy raccolti da chi ci lavora ogni giorno, non stimati a progetto. Sono i temi su cui le lamentele arrivano per vie informali e raramente diventano un dato.

Gli adattamenti spontanei. Sono il segnale che costa meno rilevare e dice di più: armadi spostati per creare una barriera visiva, sedie portate via da una sala, una zona informale usata per riunioni riservate. Ogni aggiustamento fatto dalle persone indica una funzione che il progetto non aveva previsto.

Quando si fa

Il momento utile arriva quando le abitudini si sono stabilizzate ma le correzioni sono ancora economiche. A poche settimane dal trasloco si misura soprattutto il disorientamento del cambiamento, che dice poco sulla qualità del progetto. Aspettare un paio d’anni porta il problema opposto: le persone hanno trovato i loro aggiustamenti e le difficoltà non emergono più, perché sono diventate il modo normale di lavorare lì dentro.

Vale la pena ripeterla dopo ogni cambiamento importante dell’organizzazione: una crescita dell’organico, l’arrivo di un nuovo reparto, il passaggio a un modello di lavoro diverso.

Cosa se ne fa l’azienda

Gran parte di quello che emerge si corregge senza cantiere. Una zonizzazione rivista, postazioni ridistribuite, una sala grande divisa in due ambienti più piccoli, arredi integrati dove serve schermare: sono interventi di riassetto, non ricostruzioni.

È il tipo di lavoro che Arredoufficio segue nella fase successiva alla consegna, insieme a integrazioni, sostituzioni e ampliamenti degli ambienti. Quando la fornitura iniziale è stata scelta con criteri di modularità, la maggior parte delle correzioni si fa lavorando su quello che c’è già.

I risultati servono anche al progetto successivo. Un’azienda che ha misurato come usa davvero i propri spazi arriva alla trattativa per una nuova sede con dati suoi, invece che con stime, e imposta la workplace strategy su una base concreta.

Gli errori più comuni

Chiedere solo un giudizio di gradimento. Un questionario che domanda se il nuovo ufficio piace raccoglie opinioni sull’estetica. Serve sapere dove le persone lavorano quando devono concentrarsi e dove vanno quando devono parlare al telefono.

Raccogliere i dati e non tornare a dire nulla. Se chi ha risposto non vede nessun effetto, alla rilevazione successiva non risponderà, e la valutazione perde la sua unica fonte di informazione.

Trattare ogni segnalazione come un problema da risolvere. Alcune richieste sono preferenze individuali legittime che confliggono tra loro. La valutazione serve a distinguere i casi isolati dai problemi che riguardano interi gruppi di lavoro.

Domande frequenti

Cosa si intende per post-occupancy evaluation?

La verifica di come uno spazio di lavoro viene realmente utilizzato dopo mesi di occupazione, per capire se corrisponde a quello che il progetto prevedeva e dove va corretto.

Quando va fatta la post-occupancy evaluation?

Quando le abitudini di utilizzo si sono stabilizzate, di norma qualche mese dopo l’ingresso nei nuovi spazi, e poi a ogni cambiamento importante dell’organizzazione.

Che differenza c’è tra post-occupancy evaluation e collaudo?

Il collaudo verifica alla consegna che i lavori corrispondano al progetto e al capitolato. La post-occupancy evaluation verifica, a distanza di mesi, se quello spazio funziona per chi ci lavora.

Quali dati servono?

Dati di occupazione delle postazioni e delle sale, riscontri diretti delle persone su rumore, luce e privacy, e l’osservazione degli adattamenti che gli utenti hanno fatto da soli agli arredi e agli spazi.

Serve rifare l’ufficio dopo una post-occupancy evaluation?

Di rado. La maggior parte delle correzioni riguarda la redistribuzione degli spazi e l’integrazione di arredi, non opere edili, soprattutto se la fornitura iniziale è stata scelta con criteri di modularità.