Dimensionamento degli uffici: quali metri quadri per persona chiede la normativa e chi li stabilisce

Chi deve stabilire quante persone possono lavorare in un ufficio incontra quasi sempre lo stesso valore: due metri quadri per lavoratore. Il dato circola anche su fonti tecniche, di solito attribuito all’Allegato IV del Testo unico sulla sicurezza. Letto nel suo contesto, però, quel limite non è la disposizione che si applica agli uffici, e utilizzarlo per dimensionare uno spazio di lavoro porta a stimare una capienza circa quattro volte superiore a quella ammessa dai riferimenti effettivamente applicabili.

I limiti dimensionali che riguardano gli uffici hanno un’altra fonte e valori sensibilmente più alti. Individuarli prima di definire la distribuzione interna evita di dover rivedere il progetto quando gli arredi sono già stati ordinati.

Da dove arriva il limite di 2 metri quadri e a chi si applica

Il riferimento esiste, ed è il punto 1.2.1 dell’Allegato IV del D.Lgs. 81/2008. Il testo però apre con una condizione precisa: i limiti indicati valgono per “i locali chiusi destinati o da destinarsi al lavoro nelle aziende industriali che occupano più di cinque lavoratori, ed in ogni caso in quelle che eseguono le lavorazioni che comportano la sorveglianza sanitaria”. Solo entro quel perimetro si applicano i tre valori comunemente citati: altezza netta non inferiore a 3 metri, cubatura non inferiore a 10 metri cubi per lavoratore, superficie di almeno 2 metri quadri per ogni lavoratore occupato nell’ambiente.

Due precisazioni, dallo stesso allegato. I valori di cubatura e superficie si intendono lordi, cioè senza dedurre mobili, macchine e impianti fissi (punto 1.2.2): non sono spazio libero attorno alla persona. E l’altezza netta si misura dal pavimento all’altezza media del soffitto (punto 1.2.3).

Il punto che riguarda direttamente gli uffici è il 1.2.5: “Per i locali destinati o da destinarsi a uffici, indipendentemente dal tipo di azienda, e per quelli delle aziende commerciali, i limiti di altezza sono quelli individuati dalla normativa urbanistica vigente”. Per gli uffici, quindi, il Testo unico rinvia ad altre fonti.

Resta valido per qualsiasi ambiente di lavoro il principio del punto 1.2.6: “Lo spazio destinato al lavoratore nel posto di lavoro deve essere tale da consentire il normale movimento della persona in relazione al lavoro da compiere”. È una prescrizione di risultato, senza soglie: chi verifica guarda se la postazione è utilizzabile.

Per gli uffici i limiti li fissano i regolamenti locali

Il rinvio alla normativa urbanistica porta al regolamento edilizio e al regolamento di igiene del comune dove si trova l’immobile. Sono strumenti locali, cambiano da comune a comune e vengono aggiornati, quindi il valore va verificato su quello vigente. Due esempi documentati permettono di individuare l’ordine di grandezza.

Il testo coordinato del Titolo III del regolamento di igiene del Comune di Milano estende agli uffici i requisiti previsti per gli spazi di abitazione (art. 3.4.2, che li applica anche a “negozi, studi professionali, uffici in genere, laboratori”) e all’art. 3.4.4 fissa il volume minimo d’aria disponibile per individuo: non inferiore a 25 metri cubi. Per gli stessi locali l’art. 3.4.10 chiede un’altezza media non inferiore a 2,70 metri. Dividendo il volume per l’altezza si ottengono circa 9,3 metri quadri a persona: è un calcolo derivato, non un valore scritto nel regolamento, ma quantifica la distanza dal limite di 2 metri quadri.

La linea guida sui parametri di igiene edilizia negli ambienti di lavoro dell’USL Umbria 1 (delibera del Direttore Generale n. 1435 del 7 novembre 2018) arriva allo stesso ordine di grandezza per via diretta. All’art. 05, comma 2: “Per i locali adibiti ad uffici dovrà essere garantito un rapporto di almeno 8 metri quadrati a persona compresi gli arredi”. L’art. 04, comma 3, conferma l’altezza minima di 2,70 metri per i locali a uso ufficio, anche quando si trovano dentro attività produttive.

L’ordine di grandezza per un ufficio è quindi di otto o nove metri quadri a persona. È il primo dato da verificare quando si valuta se una sede può ospitare l’organico previsto

Altezza, luce e aria: i requisiti che condizionano il layout

Il dimensionamento non si esaurisce nella superficie per persona. I regolamenti locali intervengono anche su parametri che decidono quanto un ambiente può essere profondo e come va illuminato, e sono spesso quelli che rendono inammissibili soluzioni distributive apparentemente lineari.

Il regolamento milanese, all’art. 3.4.15, lega la superficie finestrata alla profondità del locale: le parti trasparenti non devono essere inferiori a un decimo della superficie del pavimento quando la profondità dell’ambiente non supera 2,5 volte la sua altezza, e a un ottavo per profondità maggiori, che comunque non devono superare 3,5 volte l’altezza. La linea guida umbra, all’art. 06, chiede per i locali a uso ufficio un rapporto illuminante minimo di un ottavo indipendentemente dalla superficie, e lo stesso rapporto per l’aerazione.

Sul piano progettuale la conseguenza è che un open space molto profondo rispetto all’altezza del solaio non si risolve integrando corpi illuminanti. Il regolamento milanese ammette l’illuminazione artificiale diurna per i locali a uso ufficio “la cui estensione in profondità, pur con regolare rapporto illuminante, non consente un’adeguata illuminazione naturale dei piani di utilizzazione” (art. 3.4.14), ma resta una deroga a condizioni definite, non una scelta libera di layout.

Dalla superficie per persona al layout che funziona

I metri quadri per persona indicano se un immobile è ammissibile, non come organizzarne la distribuzione interna. Un layout si costruisce su altre grandezze, che vanno sommate alla superficie delle postazioni:

• le aree comuni e di servizio, cioè sale riunioni, reception, archivi, break zone e locali tecnici: spazio che serve all’organizzazione ma non ospita postazioni fisse;
• la circolazione, dai corridoi ai percorsi tra le file di scrivanie fino allo spazio di manovra dietro alle sedute. L’Allegato IV, al punto 1.4.1, chiede che le vie di circolazione siano “situate e calcolate in modo tale che i pedoni o i veicoli possano utilizzarle facilmente in piena sicurezza”;
• le vie di uscita, che dipendono dal numero di persone presenti. Il punto 1.6.3 dell’Allegato IV gradua la larghezza delle porte per numero di lavoratori: una porta di almeno 0,80 metri fino a 25 lavoratori, una di 1,20 metri tra 26 e 50, una di 1,20 più una di 0,80 tra 51 e 100, con una porta aggiuntiva di 1,20 metri ogni 50 lavoratori oltre i 100. Aumentare le postazioni in un piano esistente può quindi cambiare i requisiti di esodo, non solo la densità;
• i requisiti della singola postazione al videoterminale, che l’Allegato XXXIV descrive in termini di prestazione: il posto di lavoro “deve essere ben dimensionato e allestito in modo che vi sia spazio sufficiente per permettere cambiamenti di posizione e movimenti operativi”, il piano di lavoro deve avere superficie a basso indice di riflessione e altezza indicativamente compresa fra 70 e 80 centimetri, riflessi e abbagliamenti sullo schermo vanno evitati con il posizionamento rispetto alle fonti di luce.

Per questo la superficie lorda di un immobile è un indicatore poco significativo. Quello che conta è la superficie che resta disponibile per le postazioni dopo aver collocato servizi, percorsi e spazi condivisi, e si determina soltanto lavorando sulla pianta reale. È la funzione dello space planning, che non applica un rapporto medio ai metri quadri indicati nel contratto.

Quante persone contare

Nei regolamenti il parametro è riferito alle persone presenti nell’ambiente, non alla somma dei nomi in organigramma. Con il lavoro ibrido le due grandezze si separano.

Il numero di postazioni può quindi scendere sotto l’organico, se l’azienda adotta scrivanie condivise e prenotazione dei posti. La verifica di conformità però resta ancorata alla presenza contemporanea massima prevedibile, e un ufficio dimensionato sulla media delle presenze risulta insufficiente nei giorni di picco, in genere identificabili dal calendario delle riunioni ricorrenti.

Il dato da raccogliere prima di dimensionare non è il numero di dipendenti, ma come si distribuiscono le presenze nella settimana tipo e quanta crescita è prevista nei prossimi tre o cinque anni.

Gli errori più frequenti

• applicare i 2 metri quadri a un piano uffici: è il limite delle aziende industriali sopra i cinque lavoratori, e comprende arredi e impianti fissi;
• fermarsi al Testo unico, quando per gli uffici i limiti dimensionali arrivano dal regolamento edilizio e di igiene del comune, nella versione vigente;
• ragionare sulla superficie lorda, ignorando che servizi, percorsi e aree comuni assorbono una quota rilevante della pianta prima che venga posizionata la prima postazione;
• dimenticare la profondità dell’ambiente rispetto all’altezza del locale, che condiziona i requisiti di illuminazione naturale e quindi la fattibilità degli open space più estesi;
• aumentare il numero di postazioni in uno spazio esistente senza rivedere i requisiti di esodo.

Conformità dell’immobile e progettazione degli spazi

Il dimensionamento si colloca tra due percorsi che raramente vengono coordinati: la conformità edilizia e igienico sanitaria dell’immobile da una parte, la progettazione degli spazi e degli arredi dall’altra. Quando procedono separati, il layout viene disegnato prima di sapere se l’immobile lo sostiene, oppure la verifica arriva quando gli arredi sono già stati ordinati.

Arredoufficio lavora come unico interlocutore su questo passaggio: analisi dello spazio, distribuzione delle postazioni, aree collaborative e di supporto, con un Project Manager che tiene insieme progetto, fornitura e cantiere. Le verifiche di conformità dell’immobile restano in capo ai tecnici abilitati e al datore di lavoro, ma vanno affrontate quando servono, cioè prima che il layout diventi un ordine.

Domande frequenti sul dimensionamento degli uffici

Quanti metri quadri servono per persona in un ufficio?

Dipende dal regolamento del comune in cui si trova l’immobile. Gli esempi documentati indicano un ordine di grandezza tra 8 e 9 metri quadri a persona: la linea guida dell’USL Umbria 1 chiede almeno 8 metri quadri a persona compresi gli arredi, mentre il regolamento di igiene di Milano fissa 25 metri cubi d’aria per individuo, che con un’altezza di 2,70 metri corrispondono a circa 9,3 metri quadri.

I 2 metri quadri per lavoratore del D.Lgs. 81/2008 valgono anche per gli uffici?

No. Il punto 1.2.1 dell’Allegato IV limita quei valori ai locali di lavoro delle aziende industriali che occupano più di cinque lavoratori e a quelle con lavorazioni soggette a sorveglianza sanitaria. Per gli uffici il punto 1.2.5 rimanda alla normativa urbanistica vigente.

Qual è l’altezza minima di un locale a uso ufficio?

L’Allegato IV rinvia alla normativa urbanistica. Nei riferimenti locali consultati l’altezza minima o media richiesta è 2,70 metri, con soglie ridotte per gli spazi di servizio. Il valore va verificato sul regolamento del comune competente.

La superficie minima si calcola al netto degli arredi?

No. L’Allegato IV precisa che i valori di cubatura e superficie si intendono lordi, senza deduzione di mobili, macchine e impianti fissi. La linea guida umbra è ancora più esplicita: gli 8 metri quadri a persona sono comprensivi degli arredi.

Serve una superficie finestrata minima negli uffici?

Sì, ed è fissata dai regolamenti locali. I riferimenti consultati indicano un rapporto illuminante di un ottavo della superficie del pavimento per i locali a uso ufficio, con un valore di un decimo ammesso a Milano quando la profondità dell’ambiente non supera 2,5 volte l’altezza.

Come cambia il dimensionamento con il lavoro ibrido?

Il numero di postazioni può scendere sotto l’organico se si adottano scrivanie condivise, ma i requisiti dimensionali restano riferiti alle persone contemporaneamente presenti. Il dato su cui dimensionare è la presenza massima prevedibile nella settimana tipo, non la media.

Chi verifica che un ufficio sia conforme?

La responsabilità è del datore di lavoro, con il supporto dei tecnici abilitati per gli aspetti edilizi e igienico sanitari e del servizio di prevenzione e protezione per quelli di sicurezza. L’Allegato IV prevede inoltre che, per necessità tecniche, l’organo di vigilanza territoriale possa consentire altezze inferiori ai minimi prescrivendo adeguati mezzi di ventilazione.