Activity Based Working

L’Activity Based Working (ABW) è un modello organizzativo in cui l’ufficio non è più diviso in postazioni assegnate a una persona o a un reparto, ma in ambienti pensati ciascuno per un tipo di attività: lavoro concentrato, collaborazione, chiamate, riunioni informali, pausa. Chi lavora si sposta tra questi ambienti nel corso della giornata e sceglie quello adatto a ciò che deve fare in quel momento.

Come funziona

Il principio di base è semplice: nessuno “possiede” una postazione, l’ufficio offre ambienti diversi e ogni persona sceglie quello giusto per l’attività del momento. Per scrivere un report serve un’area silenziosa e isolata; per confrontarsi con due colleghi basta un tavolo condiviso o una sala piccola; per una chiamata riservata c’è la phone booth. Il movimento tra ambienti non è un’eccezione: è il funzionamento previsto del modello.

Perché il modello funzioni, l’ufficio deve offrire davvero questa varietà, non solo sulla carta. Un ABW dichiarato ma composto per il 90% da scrivanie operative identiche non cambia nulla nel modo in cui le persone lavorano: cambia solo l’etichetta.

Activity Based Working e desk sharing

I due termini vengono usati come sinonimi, ma descrivono cose diverse. Il desk sharing risponde a una domanda di occupazione: se una parte delle scrivanie resta vuota ogni giorno, non serve una postazione assegnata per persona. È soprattutto un tema di dimensionamento.

L’Activity Based Working risponde a una domanda diversa: quali ambienti servono perché le persone possano lavorare bene, indipendentemente da quante scrivanie ci sono. Un ufficio ABW quasi sempre include il desk sharing (le postazioni operative non sono assegnate), ma il desk sharing da solo non fa un ufficio ABW: si può togliere l’assegnazione delle scrivanie senza costruire nessuno degli altri ambienti (concentrazione, collaborazione, socialità) che il modello richiede.

Gli ambienti di un ufficio ABW

Un progetto ABW distribuisce lo spazio tra ambienti con funzioni distinte: aree di concentrazione individuale (quiet room, phone booth), postazioni operative condivise, tavoli e sale per il lavoro collaborativo, spazi informali per conversazioni brevi, sale riunioni formali. Questa distribuzione è la stessa logica dello zoning: prima si definiscono le zone funzionali e le loro adiacenze, poi il layout traduce le zone in disposizione concreta di arredi.

L’arredo, in un ufficio ABW, deve segnalare da solo a cosa serve ogni ambiente: una seduta informale bassa comunica “conversazione”, una scrivania regolabile in altezza con schermi acustici comunica “concentrazione”. Se gli arredi sono intercambiabili tra ambienti diversi, le persone non capiscono dove andare per fare cosa, e il modello si svuota nell’uso quotidiano.

Quando ha senso adottarlo

L’ABW rende di più dove le attività delle persone sono davvero varie nel corso della giornata: ruoli che alternano lavoro individuale, riunioni e momenti di confronto informale, tipici di uffici con forte componente di lavoro ibrido. Ha meno senso per funzioni che lavorano quasi sempre nello stesso modo, con strumenti fisici che non si spostano (doppi monitor calibrati, archivi cartacei, attrezzature tecniche): per questi ruoli una postazione stabile resta la scelta più efficiente, e un progetto ABW ben fatto la mantiene invece di eliminarla per partito preso.

Gli errori più comuni

Ridurre le scrivanie senza costruire gli altri ambienti. È l’errore più diffuso: si taglia il numero di postazioni fisse per risparmiare spazio, ma non si investe nelle aree di concentrazione e collaborazione che dovrebbero sostituirle. Il risultato è un ufficio più piccolo, non un ufficio ABW.

Non lasciare davvero la scelta alle persone. Se un reparto viene assegnato a un’area fissa “per comodità organizzativa”, il principio della scelta libera per attività non esiste più: è un open space con un nome diverso.

Sottostimare la fase di transizione. Passare da postazioni assegnate ad ambienti per attività cambia abitudini radicate. Senza una comunicazione chiara su come e perché cambia lo spazio, le persone interpretano il cambiamento come un taglio di risorse, anche quando non lo è.